Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan, cho rằng chỉ các khoản chi lớn mới bị cơ quan thuế kiểm tra kỹ lưỡng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít trường hợp bị loại chi phí hoặc mất khấu trừ thuế GTGT chỉ vì những khoản vài trăm nghìn đến vài triệu đồng – dù chúng hoàn toàn phục vụ hoạt động kinh doanh.
Nguyên nhân chủ yếu nằm ở việc thiếu sót nhỏ về hóa đơn, chứng từ, hình thức thanh toán hoặc hồ sơ chứng minh. Dưới đây là những khoản chi “nhỏ nhưng hậu quả lớn” mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh rủi ro.
Chi phí từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt
Từ ngày 01/7/2025 (theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP), mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, v.v.) mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Trước đây, ngưỡng là 20 triệu đồng, nên nhiều người vẫn nghĩ “dưới 20 triệu thì tiền mặt vẫn ok”. Nhưng quy định mới đã hạ xuống 5 triệu.
Ngoài ra, nếu:
- Chia nhỏ hợp đồng thành nhiều hóa đơn dưới ngưỡng
- Thanh toán nhiều lần nhưng tổng giá trị vượt ngưỡng
Cơ quan thuế vẫn có thể xem xét bản chất giao dịch và yêu cầu chứng minh thanh toán hợp lệ. Do đó một khoản chi nhỏ nhưng thanh toán sai cách sẽ khiến mất khấu trừ toàn bộ.
Chi tiếp khách, ăn uống thiếu hồ sơ đầy đủ
Đây là khoản chi phổ biến, giá trị mỗi lần thường không lớn, nhưng lại dễ bị loại nhất.
Các sai sót thường gặp:
- Chỉ có hóa đơn ăn uống, thiếu quyết định công tác hoặc danh sách khách mời
- Không chứng minh được mục đích kinh doanh (tiếp ai, liên quan hợp đồng nào, có tạo doanh thu không?)
Khi quyết toán, cơ quan thuế sẽ hỏi: “Khoản chi này phục vụ hoạt động kinh doanh hay cá nhân?”. Nếu không trả lời được sẽ bị loại toàn bộ chi phí.
Mua sắm online thiếu hóa đơn điện tử hợp lệ
Doanh nghiệp hay mua:
- Vật tư nhỏ lẻ trên sàn TMĐT
- Phần mềm, dịch vụ quảng cáo online
Vấn đề:
- Chỉ có email xác nhận đơn hàng hoặc sao kê ngân hàng
- Không yêu cầu hóa đơn GTGT điện tử từ người bán
Email/sao kê không thay thế được hóa đơn hợp lệ. Do đó không khấu trừ thuế GTGT, thậm chí không được tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Chi tiền mặt nhỏ lẻ thiếu phiếu chi đầy đủ
Các khoản như mua văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ, vận chuyển nội bộ thường trả tiền mặt. Nhưng nếu:
- Không lập phiếu chi
- Thiếu chữ ký người nhận
- Không ghi đầy đủ thông tin
Dù giá trị nhỏ, chứng từ kế toán không hợp lệ thì chi phí vẫn bị loại.
Phụ cấp, hỗ trợ nhân viên thiếu quy chế rõ ràng
Doanh nghiệp thường chi: Phụ cấp xăng xe, điện thoại, hỗ trợ ăn trưa, thưởng nhỏ nhưng nếu không có quy chế chi tiêu nội bộ hoặc không ghi trong hợp đồng lao động hoặc bảng lương chi tiết. Điều này sẽ khiến cơ quan thuế có thể coi là khoản chi không đủ căn cứ và không tính vào chi phí hợp lý, thậm chí truy thu thuế TNCN nếu xử lý sai.
Hóa đơn có sai sót nhỏ nhưng không điều chỉnh
Lỗi phổ biến: sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, nội dung hàng hóa.
Nhiều doanh nghiệp nghĩ “sai chút thôi, không sao”. Nhưng nếu không lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo quy định . Khiến cho hóa đơn bị coi là không hợp lệ và mất khấu trừ GTGT và loại chi phí.
Tài sản, công cụ dụng cụ nhỏ không ghi nhận phân bổ đúng
Mua thiết bị/công cụ dưới mức TSCĐ (vài triệu đồng) nhưng:
- Không theo dõi phân bổ
- Thiếu biên bản bàn giao, bảng phân bổ chi phí
Lúc này bị đánh giá thiếu căn cứ hợp lý và không được trừ.
Hóa đơn giá trị rất nhỏ nhưng không chứng minh phục vụ kinh doanh
Cơ quan thuế không phân biệt lớn nhỏ, mà tập trung vào:
- Có phục vụ hoạt động kinh doanh không?
- Có đủ hồ sơ chứng minh không?
Một hóa đơn 500.000 đồng thiếu chứng minh mục đích vẫn có thể bị loại, tương tự hóa đơn trăm triệu.
Chi phí đầy đủ chứng từ nhưng bên bán có rủi ro
Dù có hóa đơn, hợp đồng, thanh toán ngân hàng, nhưng nếu bên bán:
- Bị đưa vào danh sách rủi ro cao
- Hóa đơn bị xác định không hợp pháp
Điều này khiến khoản chi vẫn có nguy cơ bị loại khi đối chiếu dữ liệu.
Tại sao khoản chi nhỏ lại dễ bị “soi”?
Doanh nghiệp thường:
- Chủ quan với khoản nhỏ
- Không kiểm soát chặt chẽ
- Hồ sơ lỏng lẻo, lưu trữ kém
Cơ quan thuế khi quyết toán thường đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu thấy lỏng lẻo ở khoản nhỏ thì dễ mở rộng kiểm tra sang khoản lớn.
Doanh nghiệp cần làm gì ngay để bảo vệ quyền lợi thuế?
- Yêu cầu hóa đơn điện tử hợp lệ cho mọi giao dịch (dù nhỏ)
- Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn ngay khi nhận
- Thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản từ 5 triệu trở lên
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, ghi vào hợp đồng lao động/bảng lương
- Lập đầy đủ chứng từ (phiếu chi, biên bản, danh sách khách…)
- Lưu trữ chứng từ bài bản, số hóa để dễ tra cứu
- Kiểm tra tính hợp lệ của nhà cung cấp trước khi giao dịch
Trong quản lý thuế, không có khoản chi nào là “quá nhỏ” để bỏ qua. Một vài sai sót nhỏ có thể dẫn đến mất khấu trừ, loại chi phí, thậm chí bị truy thu và phạt.
Quản lý chứng từ tốt không chỉ là trách nhiệm của kế toán, mà là một phần quan trọng trong quản trị rủi ro của toàn doanh nghiệp. Hãy hành động ngay hôm nay để tránh những mất mát không đáng có!