Chi trả lương, thưởng, hoa hồng là khoản chi phổ biến nhất của doanh nghiệp, nhưng không phải khoản nào cũng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo quy định hiện hành (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025–2026), cơ sở chính là Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/10/2025), Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành (hiệu lực từ 15/12/2025, áp dụng từ kỳ 2026), và các thông tư liên quan (như Thông tư 96/2015/TT-BTC vẫn được tham chiếu cho một số nội dung không thay đổi). Bài viết sau sẽ làm rõ những điều kiện để những khoản chi được tính là chi phí hợp lệ.
Tiêu chuẩn để các khoản chi thành chi phí hợp lệ
Để khoản chi được coi là hợp lệ (được trừ khi tính thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT nếu có), phải đáp ứng 3 điều kiện cơ bản theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (tương tự quy định cũ):
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
- Nếu khoản chi ≥ 5 triệu đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT, theo quy định mới từ 01/7/2025), phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử…).
Cách xác định tính hợp lệ cho từng loại khoản chi
- Chi tiền lương, tiền công (bao gồm lương cơ bản, phụ cấp lương)
- Hợp lệ nếu:
- Ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
- Có bảng lương chi tiết (ký nhận của người lao động), phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán.
- Đã khấu trừ và nộp thuế TNCN đúng quy định (theo biểu lũy tiến hoặc 10% nếu ký hợp đồng dưới 3 tháng).
- Liên quan trực tiếp đến công việc (không phải lương cho chủ doanh nghiệp cá nhân như DNTN, công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ – khoản này thường không được trừ).
- Không hợp lệ nếu:
- Không có hợp đồng lao động hoặc bảng lương.
- Trả lương “chui” (không kê khai thuế TNCN).
- Trả cho người không tham gia lao động thực tế.
- Chi tiền thưởng (thưởng hiệu suất, thưởng cuối năm, thưởng sáng kiến…)
- Hợp lệ nếu:
- Có quy chế thưởng rõ ràng (quy định nội bộ, ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước).
- Thưởng gắn với kết quả kinh doanh, năng suất lao động (có căn cứ đo lường như KPI, doanh số…).
- Có biên bản họp thưởng, bảng kê thưởng chi tiết, chứng từ thanh toán.
- Không vượt quá mức khống chế phúc lợi nếu thưởng mang tính chất phúc lợi (nhưng thưởng hiệu suất thường không bị khống chế riêng).
- Không hợp lệ nếu:
- Không có quy chế hoặc không chứng minh được liên quan đến hiệu quả kinh doanh.
- Thưởng “ảo” (trả rồi thu lại để hợp thức hóa chi phí).
- Phần thưởng vượt quy định phúc lợi (nếu áp dụng).
- Chi hoa hồng (hoa hồng bán hàng, hoa hồng môi giới, hoa hồng đại lý…)
- Hợp lệ nếu:
- Có hợp đồng môi giới/bán hàng hoặc phụ lục hợp đồng lao động ghi rõ tỷ lệ hoa hồng.
- Có chứng từ chứng minh kết quả (hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh số, biên bản nghiệm thu công việc môi giới).
- Thanh toán đúng quy định (chuyển khoản nếu ≥5 triệu).
- Đối với hoa hồng trả cho cá nhân: Khấu trừ thuế TNCN 10% nếu từ 2 triệu/lần trở lên (theo Thông tư 111/2013/TT-BTC).
- Đối với hoa hồng trả cho hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh: Có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ hợp lệ.
- Không hợp lệ nếu:
- Không có hợp đồng hoặc chứng từ chứng minh công việc thực tế (ví dụ: chỉ có phiếu chi mà không có doanh số liên quan).
- Hoa hồng “lòng vòng” hoặc trả cho người không liên quan kinh doanh.
- Lưu ý: Từ năm 2015 (Thông tư 96/2015/TT-BTC), không còn khống chế 15–20% tổng chi phí như trước đây. Hoa hồng được trừ toàn bộ nếu đáp ứng 3 điều kiện cơ bản (không còn mức trần 20% quỹ lương như một số hiểu lầm cũ).
Lưu ý chung khi quyết toán thuế TNDN
- Lưu trữ chứng từ: Giữ đầy đủ hợp đồng, bảng lương, biên bản thưởng, báo cáo doanh số, sao kê ngân hàng… ít nhất 10 năm.
- Kê khai đúng: Ghi nhận vào TK 642 (chi phí quản lý) hoặc TK 641 (chi phí bán hàng), và điều chỉnh khi quyết toán nếu bị loại.
- Rủi ro phổ biến: Thanh tra thuế thường “soi” khoản thưởng/hoa hồng lớn bất thường yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị giải trình rõ ràng (quy chế, kết quả kinh doanh).
- Ưu đãi đặc biệt: Với DNNVV hoặc khởi nghiệp sáng tạo, một số khoản chi lương/thưởng có thể hưởng ưu đãi theo Nghị quyết 198/2025/QH15 (nhưng chủ yếu là miễn thuế TNDN cho thu nhập, không trực tiếp cho chi phí).
Lương, thưởng, hoa hồng là chi phí dễ được chấp nhận nếu doanh nghiệp xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng, chứng từ đầy đủ và thanh toán minh bạch. Doanh nghiệp nên cập nhật quy định mới từ Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP để tránh bị loại chi phí khi quyết toán. Nếu có những thắc mắc về vấn đề này hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.