Khởi đầu ấn tượng là tiền đề để đi xa. Trong 30 ngày đầu tiên của doanh nghiệp, việc xây dựng thương hiệu thường được xem là yếu tố quan trọng để gây ấn tượng với khách hàng, đối tác và thị trường. Nhưng có một phần nền tảng khác không thể bỏ qua – đó là kế toán và thuế. Thiết lập đúng ngay từ đầu không chỉ giúp bạn tăng tốc mà còn tránh được những rắc rối pháp lý và tài chính có thể làm chậm bước đi của doanh nghiệp sau này.
Trong bài viết này, ta sẽ cùng nhìn lại vai trò song hành giữa thương hiệu và hệ thống kế toán – thuế, và lý do vì sao cả hai đều cần được đặt lên bàn ngay từ ngày đầu tiên.
Xây thương hiệu – chưa đủ nếu quên nền tảng kế toán
Nhiều doanh nhân trẻ có xu hướng tập trung toàn lực cho việc “ra mắt” thương hiệu: thiết kế logo, bộ nhận diện, website, fanpage, truyền thông mạng xã hội… Điều đó cần thiết. Nhưng song song với những nỗ lực xây dựng hình ảnh bên ngoài, doanh nghiệp cũng cần xây dựng “nền móng vận hành bên trong” – trong đó có hệ thống kế toán – thuế.
Bởi vì sao?
- Một chiến dịch marketing thu hút khách hàng, nhưng nếu không có quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí đúng đắn, bạn sẽ không biết mình đang lời hay lỗ.
- Một sản phẩm được đón nhận tốt, nhưng nếu không tuân thủ quy định thuế giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn đầu ra – đầu vào, bạn sẽ gặp rắc rối với cơ quan thuế trong vòng vài tháng tới.
- Một thương hiệu sáng tạo và bứt phá, nhưng nếu quên đóng BHXH cho nhân sự đầu tiên hoặc chậm kê khai thuế, thì uy tín có thể bị ảnh hưởng từ những vi phạm rất nhỏ.
Những yếu tố kế toán – thuế bạn cần hoàn thiện trong 30 ngày đầu
Dưới đây là một checklist thực tế giúp bạn nắm được các đầu việc quan trọng cần hoàn tất ngay trong tháng đầu tiên:
Đăng ký và hoàn thiện hồ sơ thuế
- Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và mua chữ ký số
- Đăng ký phương pháp kê khai thuế (trực tiếp hay khấu trừ – tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy mô)
- Đăng ký người phụ trách kế toán hoặc thuê ngoài dịch vụ kế toán
Xây dựng hệ thống ghi nhận tài chính
- Mở sổ sách kế toán hoặc cài đặt phần mềm kế toán
- Lập kế hoạch tài chính nội bộ cơ bản: dự báo doanh thu, chi phí, dòng tiền
- Thiết lập quy trình lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Lưu ý các mốc thời gian nộp tờ khai và thuế
- Doanh nghiệp mới cần nộp tờ khai thuế môn bài trong 30 ngày kể từ ngày thành lập
- Khai thuế GTGT, thuế TNCN (nếu có nhân viên) theo tháng hoặc quý
- Báo cáo sử dụng hóa đơn (nếu có)
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động với cơ quan quản lý nhà nước
Vấn đề nhân sự và bảo hiểm
- Ký hợp đồng lao động đúng quy định nếu có tuyển nhân sự
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động
- Thiết lập bảng lương, quy chế lương thưởng minh bạch
Kế toán – thuế không chỉ là tuân thủ, mà còn là công cụ quản trị
Nhiều người nghĩ kế toán chỉ để “đối phó” với cơ quan thuế, nhưng thực tế hệ thống tài chính nội bộ tốt còn giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn:
- Theo dõi dòng tiền: Nắm được tiền đi – vào giúp bạn tránh bị “đứt dòng” dù có doanh số lớn.
- Quản lý chi phí: Phân loại và phân tích chi phí giúp bạn biết khoản nào cần cắt giảm, khoản nào cần đầu tư thêm.
- Ra quyết định nhanh hơn: Số liệu tài chính chính xác giúp bạn đưa ra các quyết định về sản phẩm, giá cả, mở rộng nhanh và hiệu quả hơn.
Làm sai sẽ trả giá – những sai sót thường gặp trong 30 ngày đầu
Ngay trong tháng đầu tiên, một số lỗi phổ biến có thể khiến bạn bị phạt hoặc mất uy tín:
- Chậm kê khai thuế môn bài: Bị phạt hành chính theo quy định
- Không phát hành hóa đơn đúng thời điểm: Rủi ro truy thu và xử phạt
- Thiếu chứng từ chi phí: Không được khấu trừ thuế và không hợp lý khi quyết toán
- Sai lệch lương – hợp đồng – bảo hiểm: Dẫn đến phạt từ cơ quan BHXH hoặc lao động
Vậy startup nên làm gì?
Trong 30 ngày đầu, để vận hành hiệu quả, bạn nên:
- Lập kế hoạch tài chính đơn giản: Ước tính doanh thu – chi phí – dòng tiền
- Tìm hiểu cơ bản về các loại thuế áp dụng cho doanh nghiệp của bạn
- Thuê ngoài dịch vụ kế toán – thuế nếu chưa có người phụ trách nội bộ. Nhưng hãy chắc chắn bạn hiểu và kiểm soát được dữ liệu tài chính của mình
- Xây dựng thương hiệu song song với hệ thống quản trị nội bộ. Đừng bỏ bê cái “cốt lõi” để chỉ chăm chút cho cái “bề ngoài”.
Thương hiệu là gương mặt. Kế toán – thuế là phần xương sống. Trong 30 ngày đầu, việc chú ý đồng thời đến cả hai giúp doanh nghiệp khởi đầu chắc chắn, tránh những bước hụt có thể khiến bạn tốn công sửa chữa sau này.
Nếu bạn đang trên hành trình xây dựng một thương hiệu bền vững, đừng quên đặt nền tảng tài chính – thuế vững chắc từ ngày đầu tiên.