Để chứng minh cho việc giao dịch mua bán thì doanh nghiệp không thể bỏ qua hoá đơn đỏ. Đây là giấy tờ quan trọng được ứng dụng khá lâu của các doanh nghiệp. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoá đơn đỏ giấy, hoá đơn đặt in thuế Minh Châu xin gửi các thông tin dưới bài viết đây.
Khái niệm hoá đơn đỏ? hoá đơn đặt in?
Hoá đơn đỏ là chứng từ quan trong, được sử dụng để chứng minh cho việc giao dịch trong khi mua bán hàng hoá của công ty để biết được số thuế phải nộp vào ngân sách là bao nhiêu. Do đó nội dung thể hiện trên hoá đơn đỏ cần phải có những thông tin của người bán, người mua bao gồm tên công ty, MST, địa chỉ, số tiền.
Thông thường khi nhắc đến hoá đơn đó, bất cứ ai cũng đều biết đó là hoá đơn giá trị gia tăng và liên 2 sẽ đưa cho khách hàng để thể hiện việc khách đã mua hàng. Bạn cũng cần biết có những hoá đơn đỏ nhưng không phải là hoá đơn VAT mà là hoá đơn bán hàng trực tiếp. Do đó cần xem xét kỹ và hỏi kỹ để tránh nhầm lẫn.
Với khái niệm hoá đơn đặt in được định nghĩa rõ ở Điều 4, Nghị định 51/2010/NĐ-CP như sau: Hoá đơn đặt in là loại hoá đơn được các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu nhằm phục vụ cho mục đích kinh doanh hàng hoá, dịch vụ cũng có thể do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp hoặc bán cho những đơn vị muốn mua. Có thể nói hoá đơn đặt in chính là hình thức phát hành hoá đơn.
Những trường hợp được đặt in hoá đơn giấy:
Theo pháp luật quy định, những trường hợp sau được đặt in hoá đơn giấy gồm:
Tổ chức kinh doanh mới thành lập có thể được tự in hoá đơn giấy, có thể không hoặc có sử dụng hoá đơn theo mẫu của cơ quan thuế. Nghĩa là khách hàng có thể tự in hoá đơn giấy theo mẫu của mình để sử dụng các hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.
Các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp không nằm trong đối tượng mua hoá đơn của cơ quan thuế.
Các bước đặt in hoá đơn giấy:
Để hoàn thành việc đặt in hoá, các đơn vị cần thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị.
Đơn vị kinh doanh thực hiện gửi giấy đề nghị việc sử dụng hoá đơn đặt in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.
Bước 2: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ đặt in.
Khi nhận được hồ sơ, cán bộ thuế sẽ tiến hành kiểm tra ở công ty. Do đó đơn vị phải chuẩn bị các việc như sau:
Phải đảm bảo treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính.
Cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở chính. Nếu là chủ sở hữu thì cần có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nếu thuê cần phải có hợp đồng thuê nhà.
Giấy chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp, con dấu.
Những trang thiết bị, bàn ghế, giấy tờ… thể hiện công ty đang hoạt động chứ không phải công ty ma.
Trường hợp doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sẽ được chi cục thuế ra biên bản về việc đã kiểm tra và cho phép đặt in hoá đơn.
Bước 3: Thông báo về việc trả kết quả:
Cơ quan thuế sẽ có thông báo về việc sử dụng hoá đơn đặt in trong thời gian 2 ngày làm việc bắt đầu tính từ nhận được đề nghị của đơn vị kinh doanh.
Nếu như cơ quan thuế không có ý kiến về văn bản sau 2 ngày thì doanh nghiệp vẫn sử dụng hoá đơn đặt in và thủ trưởng cơ quan thuế sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Bước 4: Liên hệ nhà in để đặt in hoá đơn theo mẫu:
Đến bước này, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp đến nhà in để in hoá đơn cho công ty mình. Cần nhớ đơn vị chỉ được in với các công ty có giấy phép in hoá đơn.
Khi thực hiện in hoá đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như:
Giấy phép kinh doanh ( Bản photo có công chứng)
CCCD của người đại diện ( Bản photo có công chứng)
Giấy tờ từ bên thuế chứng minh đơn vị đủ điều kiện để in hoá đơn.
Bước 5: Thực hiện thông báo phát hành hoá đơn:
Đây là bước quan trọng mà doanh nghiệp phải ghi nhớ. Bởi khi hoàn thành bước này thì doanh nghiệp mới được sử dụng hoá đơn.
Đơn vị sẽ phải lập thông báo phát hành hoá đơn theo mẫu cùng với bộ hồ sơ sau:
Chuẩn bị 3 thông báo phát hành hoá đơn (yêu cầu đã ký, đóng dấu),
Chuẩn bị 3 hoá đơn mẫu (mỗi mẫu 3 liên),
Chuẩn bị 1 bản ĐKKD photo công chứng.
Chuẩn bị đầy đủ hợp đồng đặt in, biên bản thanh lý hợp đồng…
Thông báo này cần phải gửi đến các cục thuế trong nước thời gian 10 ngày. Đồng thời phải được niêm yết tại cơ sở trực thuộc cục thuế trong thời gian thông báo hiệu lực.
Nếu nội dung thông báo này đã được đưa lên trang của Tổng cục thuế thì doanh nghiệp không cần phải gửi đến cục thuế khác.
Sau đó, Tổng Cục Thuế sẽ trả lời việc ngày cụ thể doanh nghiệp được xuất hoá đơn.
Tuy nhiên thực tế ngày nay với công nghệ số được ứng dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực thì doanh nghiệp cũng sẽ cần số hoá với hoá đơn, Cụ thể theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020 quy định, doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn điện tử.
Để cập nhật các thông tin về thuế, hỗ trợ về thuế và các vấn đề liên quan khác, doanh nghiệp hãy liên hệ với thuế Minh Châu để được hỗ trợ.