Kế toán nghỉ việc đột ngột ngay trước kỳ quyết toán thuế là tình huống khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái bị động. Đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ, khi một kế toán phụ trách gần như toàn bộ sổ sách, hóa đơn, chứng từ, tờ khai thuế và báo cáo tài chính, việc người này nghỉ việc mà không bàn giao đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để rà soát, thậm chí phát sinh sai sót khi làm việc với cơ quan thuế.
Tuy nhiên, kế toán nghỉ việc không đồng nghĩa doanh nghiệp được phép tạm dừng hoặc chậm thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế. Trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật trong phạm vi nghĩa vụ của đơn vị. Vậy khi kế toán nghỉ đột ngột trước kỳ quyết toán, chủ doanh nghiệp cần xử lý như thế nào?
Kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ kế toán
Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm không phải là vội tuyển một kế toán mới mà là xác định doanh nghiệp đang có gì và đang thiếu gì.
Doanh nghiệp nên lập một danh sách kiểm tra toàn bộ hồ sơ kế toán, tối thiểu gồm:
- Hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra;
- Chứng từ thu – chi, ngân hàng;
- Hợp đồng kinh tế và hồ sơ thanh toán;
- Sổ kế toán;
- Báo cáo tài chính các năm trước;
- Tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN;
- Báo cáo sử dụng hóa đơn và các hồ sơ liên quan;
- Hồ sơ quyết toán thuế đã thực hiện;
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội, tiền lương;
- Danh sách công nợ phải thu, phải trả;
- Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ;
- Dữ liệu phần mềm kế toán;
- Chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và các tài khoản phục vụ kê khai.
Đây là bước đặc biệt quan trọng bởi nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu chứng từ khi đã đến thời điểm lập báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế.
Theo quy định của pháp luật kế toán, chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ và lập báo cáo. Do đó, việc kiểm soát chứng từ không đơn thuần là công việc nội bộ mà liên quan trực tiếp đến tính chính xác của số liệu kế toán.
Yêu cầu kế toán cũ bàn giao, kể cả khi nghỉ việc đột ngột
Một hiểu lầm phổ biến là khi kế toán nghỉ việc thì doanh nghiệp “mất quyền” yêu cầu bàn giao.
Thực tế, khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ có trách nhiệm bàn giao công việc và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ vẫn chịu trách nhiệm đối với công việc kế toán trong thời gian mình phụ trách.
Đối với trường hợp thay đổi kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, quy định còn yêu cầu đơn vị tổ chức bàn giao công việc và tài liệu kế toán giữa người cũ và người mới; người mới chịu trách nhiệm về công việc kể từ thời điểm nhận bàn giao, trong khi người cũ vẫn chịu trách nhiệm đối với công việc trong thời gian mình phụ trách.
Vì vậy, doanh nghiệp nên lập biên bản bàn giao kế toán càng sớm càng tốt.
Biên bản nên thể hiện rõ:
- Thời điểm bàn giao.
- Người bàn giao và người nhận.
- Danh mục chứng từ, sổ sách.
- Số liệu kế toán đã hoàn thành.
- Các công việc đang thực hiện.
- Các tờ khai thuế đã nộp.
- Các hồ sơ còn thiếu.
- Các khoản công nợ chưa đối chiếu.
- Các vấn đề đang chờ xử lý.
- Dữ liệu phần mềm và tài khoản phục vụ công việc.
Nếu kế toán cũ không hợp tác, doanh nghiệp nên lập biên bản ghi nhận việc không thể bàn giao, có sự xác nhận của người đại diện doanh nghiệp và những người liên quan. Đây sẽ là tài liệu quan trọng để chứng minh doanh nghiệp đã chủ động xử lý tình huống.
Kiểm tra các kỳ khai thuế gần nhất
Trước kỳ quyết toán, một trong những rủi ro lớn nhất là doanh nghiệp không biết kế toán cũ đã hoàn thành đến đâu.
Chủ doanh nghiệp cần kiểm tra trực tiếp tình trạng các tờ khai:
- Thuế GTGT;
- Thuế TNCN;
- Thuế TNDN;
- Các khoản thuế khác nếu có;
- Hồ sơ hóa đơn điện tử;
- Các nghĩa vụ thuế đang còn nợ.
Không nên chỉ căn cứ vào lời nói hoặc file Excel do kế toán cũ cung cấp.
Doanh nghiệp cần đối chiếu với hệ thống thuế điện tử, dữ liệu ngân hàng và phần mềm hóa đơn để xác định hồ sơ nào đã thực sự được nộp.
Đặc biệt, cần kiểm tra những trường hợp như:
Kế toán nói đã nộp tờ khai nhưng doanh nghiệp không tìm thấy thông báo tiếp nhận.
Hoặc:
Báo cáo đã lập nhưng chưa được người có thẩm quyền ký, chưa gửi hoặc gửi sai kỳ.
Đây là những vấn đề tưởng nhỏ nhưng có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý gấp khi thời hạn kê khai, quyết toán đến gần.
Không nên giao ngay toàn bộ dữ liệu cho kế toán mới mà chưa kiểm tra
Khi tuyển kế toán mới, doanh nghiệp thường có tâm lý “giao hết cho người mới xử lý”.
Cách này có thể khiến doanh nghiệp tiếp tục gặp rủi ro.
Kế toán mới cần tiếp nhận và kiểm tra số liệu, thay vì mặc nhiên coi toàn bộ dữ liệu của kế toán cũ là chính xác.
Có thể thực hiện theo trình tự:
Tiếp nhận dữ liệu → đối chiếu → xác định sai lệch → điều chỉnh → khóa số liệu → lập báo cáo.
Trong đó, nên ưu tiên kiểm tra các tài khoản và khoản mục có ảnh hưởng lớn đến thuế như doanh thu, giá vốn, chi phí, công nợ, tiền gửi ngân hàng, tiền mặt, tài sản cố định, tiền lương và các khoản thuế phải nộp.
Rà soát riêng doanh thu, chi phí và hóa đơn
Trước kỳ quyết toán, doanh nghiệp nên thực hiện một cuộc “kiểm toán nội bộ” quy mô nhỏ.
Đặc biệt kiểm tra:
Doanh thu
Đối chiếu giữa:
- Hóa đơn đầu ra;
- Sổ doanh thu;
- Sao kê ngân hàng;
- Phiếu thu;
- Hợp đồng và biên bản nghiệm thu.
Mục tiêu là phát hiện doanh thu đã xuất hóa đơn nhưng chưa ghi nhận, hoặc doanh thu đã ghi nhận nhưng thiếu chứng từ.
Chi phí
Cần kiểm tra các khoản chi có đầy đủ hồ sơ chứng minh hay không.
Ví dụ:
- Chi phí thuê văn phòng;
- Chi phí nhân công;
- Chi phí quảng cáo;
- Chi phí vận chuyển;
- Chi phí tiếp khách;
- Chi phí công tác;
- Chi phí mua hàng;
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài.
Một khoản chi được hạch toán trên phần mềm kế toán chưa có nghĩa chắc chắn khoản đó sẽ được chấp nhận khi tính thuế.
Hóa đơn
Cần rà soát hóa đơn đầu vào có sai thông tin, sai mã số thuế, sai thời điểm, thiếu hồ sơ thanh toán hoặc thiếu chứng từ liên quan hay không.
Đặc biệt với các giao dịch có giá trị lớn, doanh nghiệp nên kiểm tra cả hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán.
Thuê dịch vụ kế toán uy tín
Trong trường hợp doanh nghiệp chưa tuyển được kế toán có đủ năng lực, thuê dịch vụ kế toán có thể là phương án phù hợp, đặc biệt khi thời điểm quyết toán đã cận kề.
Luật Kế toán cho phép đơn vị kế toán ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán hoặc kế toán trưởng theo quy định. Việc thuê phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản.
Đây cũng là giải pháp đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp nhỏ không có bộ máy kế toán lớn nhưng phát sinh nhiều hồ sơ cần rà soát.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có đủ điều kiện và thống nhất rõ phạm vi công việc, trách nhiệm, thời gian bàn giao và xử lý sai sót.
Tuyệt đối không sửa số liệu thiếu căn cứ
Khi kế toán nghỉ việc, doanh nghiệp dễ rơi vào tâm lý muốn làm nhanh báo cáo để kịp hạn.
Đây là thời điểm cần đặc biệt thận trọng.
Không nên:
- Tự ý tạo chứng từ bổ sung không có giao dịch thực tế;
- Hợp thức hóa chi phí bằng hồ sơ không đúng bản chất;
- Điều chỉnh số liệu chỉ để báo cáo “đẹp”;
- Ghi nhận doanh thu, chi phí không có căn cứ;
- Nhờ người khác ký thay chứng từ;
- Sửa dữ liệu kế toán mà không lưu dấu vết điều chỉnh.
Luật Kế toán nghiêm cấm việc giả mạo, khai man, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa tài liệu kế toán.
Một sai sót của kế toán cũ cần được phát hiện, giải trình và điều chỉnh đúng quy định, chứ không nên tạo thêm một sai phạm mới để che giấu sai phạm cũ.
Chủ doanh nghiệp nên lập “checklist bàn giao” ngay từ đầu
Để tránh tình trạng phụ thuộc hoàn toàn vào một kế toán, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý kế toán theo hướng mọi dữ liệu quan trọng đều thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp.
Có thể chia thành 5 nhóm:
Nhóm 1 – Thuế:
Tờ khai, thông báo thuế, quyết định xử lý, biên bản kiểm tra, hồ sơ quyết toán.
Nhóm 2 – Kế toán:
Sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính.
Nhóm 3 – Chứng từ:
Hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu – chi, ngân hàng, nhập – xuất kho.
Nhóm 4 – Công nợ:
Danh sách phải thu, phải trả, đối chiếu công nợ.
Nhóm 5 – Dữ liệu điện tử:
Phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, chữ ký số và các tài khoản phục vụ kê khai.
Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro khi nhân sự kế toán thay đổi.
Kế toán nghỉ việc đột ngột ngay trước kỳ quyết toán chắc chắn gây áp lực, nhưng điều nguy hiểm hơn là doanh nghiệp không biết tình trạng sổ sách của mình đang ở đâu.
Chủ doanh nghiệp cần ưu tiên 4 việc: kiểm kê hồ sơ – yêu cầu bàn giao – đối chiếu số liệu – bố trí người có chuyên môn tiếp quản.
Đừng chờ đến khi cơ quan thuế gửi thông báo kiểm tra mới bắt đầu tìm lại chứng từ hoặc hỏi kế toán cũ. Một hệ thống kế toán tốt phải bảo đảm rằng dù nhân sự kế toán thay đổi, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp cận và kiểm soát được toàn bộ dữ liệu tài chính – thuế của mình.
Đặc biệt, nếu kỳ quyết toán đang đến gần mà doanh nghiệp phát hiện nhiều khoản chưa đối chiếu, chứng từ thiếu hoặc số liệu giữa sổ kế toán và tờ khai thuế không thống nhất, nên rà soát càng sớm càng tốt thay vì chờ đến hạn mới xử lý.