Hiện nay sự ứng dụng công nghệ vào cuộc sống đã mang đến sự tiện dụng của mọi người. Với các doanh nghiệp chương trình số hoá giúp cho việc hoạt động thuận lợi hơn trong vấn đề kiểm soát các giấy tờ. Và sự ra đời của hoá đơn điện tử cũng là một bước tiến mới giúp cho hoạt động minh bạch hơn. Vậy hoá đơn điện tử và hoá đơn đặt in cho những đặc điểm gì? sự khác nhau giữa chúng thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của thuế Minh Châu.
Đầu tiên chúng ta cần phải biết hoá đơn chính là chứng từ do người bán lập để ghi nhận các thông tin bán sản phẩm, dịch vụ dựa theo pháp luật.
Hoá đơn hợp pháp là hoá đơn đạt tiêu chuẩn đúng về hình thức và nội dung theo pháp luật đưa ra.
Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ áp dụng cho các tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hai hình thức hoá đơn đặt in và hoá đơn điện tử đều giúp doanh nghiệp có thể sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng.
Hình thức hoá đơn đặt in:
Là hoá đơn được do công ty đặt một đơn vị chuyên in ấn ( đảm bảo đủ điều kiện) để in mẫu hoá đơn nhằm dùng cho hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ hoặc cũng có thể dựa theo mẫu của cơ quan thuế cấp cho các đơn vị, cá nhân.
Hiện nay các doanh nghiệp sẽ lựa chọn việc nộp hồ sơ lên cơ quan thuế quản lý để xin công văn về việc dùng hoá đơn đặt in và tiến hành.
Với hoá đơn đặt in có 2 dạng dạng 1 là đóng thành quyển và viết tay, dạng 2 là hệ thống giấy in liên tục để viết tay hoặc dùng máy in kim để giao cho khách.
Cần lưu ý sau khi đã đặt in hoá đơn, doanh nghiệp cần nộp thông báo phát hành và cơ quan thuế phải chấp nhận thì lúc đó mới được sử dụng. Và lúc này hoá đơn mới được xem là hợp lệ. Nếu không thông báo phát hành mà vẫn sử dụng hoá đơn thì hoá đơn đó không có hiệu lực và bất hợp pháp và sẽ phải bị thu hồi.
Hình thức hoá đơn điện tử:
Đây là loại hoá đơn được tạo và xử lý trên máy tính của đơn vị được cấp MST khi bán hàng hoặc dịch vụ và được lưu lại trên máy tính của các bên dựa theo pháp luật quy định về giao dịch điện tử.
Hiện nay, cơ quan thuế khuyến khích các công ty sử dụng hoá đơn điện tử. Những lợi ích mà hình thức này mang lại như:
Sử dụng hoá đơn điện tử sẽ giúp công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí, tránh được các thủ tục rườm rà. Nếu khách hàng ở xa sẽ nhận được hoá đơn điện tử ngay chứ không mất thời gian như hoá đơn giấy. Do đó tránh tình trạng thất lạc hoá đơn khi chuyển phát.
Việc sử dụng hoá đơn điện tử sẽ tiết kiệm chi phí không đáng có như hoá đơn giấy gồm giấy in, mực in, chuyển phát hoá đơn, lưu trữ hoá đơn.
Hơn nữa loại hình hoá đơn này sẽ giúp công ty hoàn thành chính xác, nhanh chóng thủ tục hành chính thuế. Nếu sử dụng hoá đơn giấy, công ty sẽ phải nộp đơn đề nghị sử dụng hoá đơn đặt in và các giấy tờ kèm theo. Nhưng khi dùng hoá đơn điện tử thì mọi thủ tục sẽ được thực hiện qua online, chỉ cần thông báo qua mạng đến cơ quan thuế về việc sử dụng và được sử dụng khi có thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.
Đồng thời khi doanh nghiệp dùng hoá đơn điện tử thì việc quản lý của cơ quan thuế tương đối dễ dàng, đầy đủ cơ sở để thanh kiểm tra, hoàn thuế, đối chiếu…
Doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký song song 2 hình thức này. Chỉ cần kế toán lập báo cáo tình hình về việc sử dụng hoá đơn của 2 hình thức trên chi tiết.
Khi doanh nghiệp thành lập nhiều vấn đề liên quan đến hoá đơn, thuế,… cần xử lý thì hãy liên hệ đến thuế Minh Châu để được tư vấn và được đưa ra phương án xử lý kịp thời đảm bảo hiệu quả.