Khi mới thành lập công ty, không ít chủ doanh nghiệp – đặc biệt là startup hoặc hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp – thường chọn cách dùng tài khoản ngân hàng cá nhân thay cho tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Nguyên nhân thường đến từ:
- Muốn tiện lợi, không phải làm thủ tục mở tài khoản công ty.
- Tận dụng ngay tài khoản cá nhân có sẵn để giao dịch nhanh.
- Mong muốn giảm chi phí, bởi một số ngân hàng thu phí duy trì tài khoản doanh nghiệp.
- Chưa hiểu rõ sự khác biệt pháp lý giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công ty.
Thoạt nhìn, cách làm này có vẻ tiết kiệm và linh hoạt. Nhưng nếu phân tích kỹ, bạn sẽ thấy bên cạnh một số lợi ích ngắn hạn, việc sử dụng tài khoản cá nhân cho công ty tiềm ẩn rất nhiều rủi ro pháp lý, thuế và quản trị. Bài viết dưới đây sẽ phân tích kỹ cho chủ doanh nghiệp hiểu rõ để lựa chọn nên hay không nên dùng tài khoản cá nhân cho công ty.
Lợi ích khi dùng tài khoản cá nhân cho công ty
Nhanh chóng và tiện lợi
Thay vì phải chuẩn bị hồ sơ, dấu mộc, giấy phép đăng ký kinh doanh để mở tài khoản công ty, bạn có thể sử dụng ngay tài khoản cá nhân đã có.
Tiết kiệm chi phí ban đầu
Một số ngân hàng áp dụng phí quản lý tài khoản doanh nghiệp, phí chuyển khoản cao hơn tài khoản cá nhân. Doanh nghiệp nhỏ thường muốn tiết kiệm tối đa trong giai đoạn khởi nghiệp.
Linh hoạt trong quản lý tiền
Chủ doanh nghiệp có thể rút tiền, chuyển tiền, thanh toán bất cứ lúc nào mà không cần quy trình phê duyệt phức tạp. Với công ty chỉ có một người điều hành, đây là cách “nhanh – gọn – nhẹ”.
Hệ lụy và rủi ro tiềm ẩn
Tuy có vẻ “có lợi” ở giai đoạn đầu, việc sử dụng tài khoản cá nhân để giao dịch cho công ty lại tiềm ẩn nhiều hệ quả nghiêm trọng:
Rủi ro pháp lý
- Không minh bạch tài chính: Theo Luật Doanh nghiệp và Luật Kế toán, công ty phải có tài khoản riêng biệt để phản ánh dòng tiền. Dùng tài khoản cá nhân dễ khiến cơ quan chức năng đánh giá doanh nghiệp thiếu minh bạch.
- Nguy cơ bị xử phạt: Khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu phát hiện công ty không có tài khoản riêng mà toàn bộ giao dịch đi qua tài khoản cá nhân, doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm quy định quản lý kế toán – thuế.
Rủi ro thuế
- Khó chứng minh chi phí hợp lệ: Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế chỉ chấp nhận chi phí hợp lệ nếu có hóa đơn, chứng từ và được thanh toán qua tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên). Nếu bạn dùng tài khoản cá nhân, chi phí đó có thể bị loại khỏi báo cáo, làm tăng thuế phải nộp.
- Dễ bị nghi ngờ trốn thuế: Dòng tiền lẫn lộn giữa cá nhân và doanh nghiệp dễ bị coi là hành vi lách thuế, che giấu doanh thu.
Rủi ro quản trị
- Lẫn lộn tiền công ty và tiền cá nhân: Đây là vấn đề lớn nhất. Khi tiền công ty và tiền cá nhân chung một tài khoản, việc theo dõi lời lỗ, vốn góp, lợi nhuận phân chia trở nên mờ nhạt.
- Khó gọi vốn, khó hợp tác: Nhà đầu tư, đối tác sẽ đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của công ty khi dòng tiền không được tách bạch. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và khả năng phát triển dài hạn.
Rủi ro cá nhân
Nếu tài khoản cá nhân đứng tên chủ doanh nghiệp nhưng công ty xảy ra nợ nần, tranh chấp, thì:
- Chủ tài khoản có thể bị liên đới trách nhiệm.
- Tài sản cá nhân và tài sản công ty không còn ranh giới rõ ràng, dẫn đến nguy cơ mất mát ngoài mong muốn.
So sánh: Tài khoản cá nhân vs. Tài khoản công ty
| Tiêu chí | Tài khoản cá nhân | Tài khoản công ty |
| Thủ tục mở | Nhanh, đơn giản | Cần giấy phép đăng ký kinh doanh, hồ sơ pháp lý |
| Chi phí duy trì | Thấp hoặc miễn phí | Có phí quản lý, phí giao dịch cao hơn |
| Minh bạch tài chính | Không | Có, đáp ứng chuẩn kế toán – thuế |
| Hợp lệ khi quyết toán thuế | Thường không | Được chấp nhận |
| Uy tín với đối tác, nhà đầu tư | Thấp | Cao |
| Rủi ro pháp lý | Cao | Thấp |
Như vậy, lợi ích khi dùng tài khoản cá nhân chủ yếu nằm ở tiện lợi trước mắt, trong khi tài khoản công ty mang lại lợi ích bền vững và an toàn pháp lý.
Khi nào nên và không nên dùng tài khoản cá nhân?
- Nên: Trong trường hợp công ty mới thành lập, quy mô rất nhỏ, giao dịch chủ yếu bằng tiền mặt, doanh thu thấp, có thể dùng tạm thời trong giai đoạn vài tuần đầu để tiết kiệm thời gian.
- Không nên: Khi công ty bắt đầu phát sinh giao dịch thường xuyên, giá trị lớn, có hợp đồng với đối tác hoặc bắt đầu thuê nhân viên. Lúc này, việc duy trì tài khoản cá nhân cho công ty sẽ gây nhiều rủi ro hơn lợi ích.
Giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ
- Mở tài khoản công ty ngay từ đầu: Thủ tục hiện nay khá nhanh, chỉ cần giấy phép đăng ký kinh doanh và con dấu.
- Chọn ngân hàng phù hợp: Nhiều ngân hàng cung cấp gói ưu đãi cho doanh nghiệp nhỏ, miễn phí chuyển khoản, miễn phí quản lý tài khoản năm đầu.
- Sử dụng song song: Nếu muốn linh hoạt, có thể duy trì cả tài khoản cá nhân và công ty, nhưng mọi giao dịch liên quan đến chi phí, doanh thu của công ty nên đi qua tài khoản công ty.
- Tham khảo ý kiến kế toán: Một đơn vị kế toán – thuế uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền mà vẫn tuân thủ pháp luật.
Việc sử dụng tài khoản cá nhân cho công ty có thể mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng đồng thời tiềm ẩn vô số rủi ro về pháp lý, thuế và uy tín kinh doanh. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý, việc lẫn lộn dòng tiền cá nhân và công ty có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt.
Do đó, ngay cả khi bạn là startup nhỏ hay công ty chỉ có vài nhân viên, việc mở và sử dụng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp nên được coi là bước bắt buộc để vận hành công ty một cách minh bạch, chuyên nghiệp và bền vững.