Dịch vụ kế toán thuê ngoài ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt đối với các startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa đủ nguồn lực để xây dựng phòng kế toán nội bộ. Tuy nhiên, sự tiện lợi này đi kèm với một nỗi lo: Lệ thuộc hoàn toàn vào bên cung cấp dịch vụ và không kiểm soát được dữ liệu tài chính, dẫn đến rủi ro khi có tranh chấp, thanh tra, hoặc khi muốn chuyển đổi đơn vị cung cấp.
Vậy làm sao để hợp tác hiệu quả với kế toán thuê ngoài mà vẫn giữ quyền kiểm soát doanh nghiệp mình? Dưới đây là những điều bạn cần chuẩn bị và lưu ý kỹ trước – trong – và sau quá trình làm việc.
Hiểu rõ vai trò của kế toán thuê ngoài
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định dịch vụ kế toán thuê ngoài không thay thế hoàn toàn vai trò giám sát tài chính. Họ là bên thực hiện nghiệp vụ theo yêu cầu, còn quyền quyết định và trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp.
Kế toán thuê ngoài thường đảm nhận:
- Hạch toán sổ sách kế toán
- Kê khai thuế hàng tháng/quý
- Lập báo cáo tài chính cuối năm
- Làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh
- Tư vấn thuế cơ bản nếu có yêu cầu
Tuy nhiên, họ không chịu trách nhiệm ra quyết định kinh doanh, lựa chọn phương án tài chính, cũng không đại diện hợp pháp nếu có tranh chấp (trừ khi có uỷ quyền riêng).
Chuẩn bị bộ hồ sơ và thông tin đầu vào đầy đủ
Một trong những yếu tố giúp hợp tác hiệu quả với kế toán thuê ngoài chính là minh bạch thông tin và dữ liệu đầu vào ngay từ đầu. Trước khi bàn giao, hãy chuẩn bị:
- Giấy phép kinh doanh, mã số thuế, thông tin người đại diện
- Hợp đồng, hoá đơn đầu vào – đầu ra theo đúng quy định
- Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, sao kê nếu có
- Bảng lương, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm (nếu có)
- Các chi phí khác liên quan, như mua sắm tài sản, chi phí marketing, vận hành…
Bạn càng cung cấp đầy đủ, rõ ràng – kế toán thuê ngoài càng dễ làm việc, tránh những sai lầm không đáng có do không cung cấp đủ dữ liệu.
Lập hợp đồng dịch vụ rõ ràng – tránh “tiền mất tật mang”
Đây là điều quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua. Một hợp đồng dịch vụ kế toán rõ ràng cần có:
- Danh mục công việc cụ thể: Kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, nộp hồ sơ BHXH, v.v.
- Thời hạn thực hiện và thời điểm bàn giao chứng từ
- Mức phí và hình thức thanh toán
- Trách nhiệm pháp lý nếu sai sót (ví dụ: ai chịu nếu khai sai thuế, bị phạt?)
- Điều khoản bảo mật: Ràng buộc kế toán thuê ngoài không được tiết lộ dữ liệu tài chính
- Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Thời gian báo trước, quy trình bàn giao lại dữ liệu
Luôn giữ bản sao dữ liệu kế toán – cả giấy tờ và số hóa
Một sai lầm phổ biến khi làm việc với kế toán thuê ngoài là đưa hết chứng từ gốc cho bên dịch vụ và không lưu lại bản sao. Điều này có thể dẫn đến:
- Mất chứng từ khi cần quyết toán thuế
- Không có dữ liệu để làm việc khi ngừng hợp tác
- Bị “giữ hồ sơ” nếu xảy ra tranh chấp phí dịch vụ
Hãy tạo thói quen:
- Scan tất cả hóa đơn, hợp đồng, phiếu chi trước khi bàn giao
- Yêu cầu file kế toán mềm định kỳ (Excel, MISA, PDF báo cáo…)
- Lưu trữ trên cloud như Google Drive, Dropbox hoặc hệ thống nội bộ có phân quyền
Việc quản lý dữ liệu chủ động sẽ giúp doanh nghiệp bạn tránh rủi ro và luôn làm chủ thông tin tài chính.
Hiểu – kiểm tra – đặt câu hỏi định kỳ
Đừng vì không am hiểu kế toán mà bỏ mặc hoàn toàn mọi thứ cho bên dịch vụ. Một số cách bạn có thể “nắm đầu dây” trong tay:
- Yêu cầu báo cáo định kỳ: Theo tháng hoặc quý, có thể là bảng cân đối, báo cáo lãi lỗ, báo cáo thuế
- Đặt câu hỏi: “Chi phí X có hợp lý không?”, “Mức thuế này tính theo phương pháp gì?”, “Có cách nào tối ưu không?”
- Kiểm tra Tự so sánh doanh thu – chi phí từng tháng xem có biến động lạ hay không
- Tham khảo thêm bên thứ ba nếu cần xác minh
Bạn không cần trở thành kế toán – chỉ cần hiểu bản chất vận hành dòng tiền và dữ liệu, để không trở thành người bị động.
Nên cẩn trọng khi tìm dịch vụ kế toán thuế thuê ngoài:
Để đảm bảo cho sự vận hành kế toán thuế hiệu quả thì việc tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ rất quan trọng. Những tiêu chí mà doanh nghiệp cần chú ý như:
Số năm kinh nghiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ thế nào
- Những hạng mục công việc của bên đơn vị cung cấp thực hiện
- Đội ngũ nhân viên đơn vị ra sao?
- Mức giá của dịch vụ
- Sự cam kết của đơn vị cung cấp dịch vụ
Chuẩn bị cho việc chuyển đổi hoặc ngừng hợp tác
Nếu dịch vụ kế toán thuế bạn đang thuê có những vấn đề. Đừng ngần ngại để ngừng hợp tác. Lúc này, Vì vậy, bạn cần:
- Yêu cầu bàn giao toàn bộ dữ liệu định kỳ (file, chứng từ scan, phần mềm)
- Lưu lại email trao đổi công việc, báo cáo, để làm căn cứ nếu có mâu thuẫn
- Kiểm tra điều khoản chấm dứt hợp đồng trước khi ngừng hợp tác
Nếu có kế hoạch nâng cấp lên kế toán nội bộ hoặc chuyển đơn vị khác, hãy báo trước tối thiểu 30 ngày và lập biên bản bàn giao đầy đủ. Đừng để tình trạng “mất hết hồ sơ” nếu sự việc không diễn ra suôn sẻ.
Một vài dấu hiệu cảnh báo lệ thuộc hoặc rủi ro
- Không rõ mình đang nộp thuế bao nhiêu, cho loại thuế gì
- Không nhận được báo cáo tài chính hoặc kê khai định kỳ
- Bên dịch vụ không minh bạch về các khoản chi hộ
- Kế toán thuê ngoài giữ hết chứng từ, không cho bản sao
- Mọi thông tin phải chờ họ tra lại, doanh nghiệp không biết gì
Nếu có những dấu hiệu này, bạn đang quá lệ thuộc và có nguy cơ gặp rắc rối khi có sự cố.
Kế toán thuê ngoài là giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí và phù hợp cho nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhưng không thể thay thế hoàn toàn trách nhiệm của chủ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tài chính và tuân thủ pháp lý.
Để tránh lệ thuộc, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, hiểu bản chất dịch vụ, chủ động lưu trữ dữ liệu, và xây dựng quy trình phối hợp minh bạch – từ đầu đến cuối.Và đó là cách bạn vừa tối ưu được chi phí thuê ngoài, vừa bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro tiềm ẩn không đáng có.