Kể từ khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc trên toàn quốc, mọi doanh nghiệp mới thành lập đều phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu trước khi sử dụng. Tưởng đơn giản nhưng thực tế rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, lại mắc phải hàng loạt sai sót khiến hồ sơ bị trả lại, chậm tiến độ kinh doanh, thậm chí bị phạt vì xuất hóa đơn khi chưa đủ điều kiện hợp lệ.
Vậy, những lỗi nào thường gặp khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu? Và doanh nghiệp cần làm gì để tránh vướng rắc rối? Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây với chúng tôi.
1. Không phân biệt rõ giữa đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn
Đây là lỗi cơ bản nhưng phổ biến nhất. Bởi nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hai khái niệm:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Là bước gửi đăng ký thông tin để cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu: Là bước kê khai mẫu hóa đơn, nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, số lượng hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng,… trước khi chính thức phát hành.
Nhiều doanh nghiệp chỉ đăng ký mà quên thông báo phát hành, hoặc thông báo phát hành khi chưa được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký. Và cuối cùng hoá đơn bị coi là không hợp pháp dù đã phát hành trên hệ thống.
Để tránh lỗi này thì doanh nghiệp chỉ được phát hành và sử dụng hóa đơn sau khi đã:
- Được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hoàn tất thông báo phát hành hóa đơn lần đầu đúng quy định.
2. Chọn sai mẫu số, ký hiệu hóa đơn
Theo quy định, mỗi loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, điều chỉnh, thay thế…) sẽ có mẫu số và ký hiệu riêng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới thường chọn sai mẫu khi khai trên hệ thống, dẫn đến:
- Hóa đơn phát hành không đúng loại.
- Dữ liệu không khớp giữa phần mềm và cơ quan thuế.
- Bị từ chối khấu trừ thuế GTGT do sai loại hóa đơn.
Để tránh lỗi này trước khi thông báo phát hành, doanh nghiệp cần xác định đúng phương pháp tính thuế và loại hình doanh nghiệp để chọn đúng mẫu hóa đơn. Có thể tra cứu Phụ lục II – Thông tư 78/2021/TT-BTC để chọn mẫu và ký hiệu phù hợp.
3. Không đính kèm đầy đủ tài liệu bắt buộc
Một hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu hợp lệ gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu 01/TB-ĐKTĐ-HĐĐT).
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn (mẫu biểu minh họa định dạng XML hoặc PDF).
- Hợp đồng/biên bản với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp chỉ nộp thông báo phát hành, mà quên đính kèm quyết định hoặc mẫu hóa đơn, khiến hồ sơ bị cơ quan thuế trả lại.
Để tránh lỗi này doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tệp đính kèm, nộp qua cổng điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn. Đồng thời kiểm tra kỹ định dạng file (PDF, XML, DOC) trước khi gửi.
4. Sai ngày hiệu lực sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp thường đặt ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn trùng ngày gửi thông báo phát hành, hoặc chưa được cơ quan thuế chấp thuận đã xuất hóa đơn.
Theo quy định, ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn phải sau hoặc bằng ngày cơ quan thuế chấp thuận hồ sơ, không được lùi lại quá khứ.
Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn trước ngày hiệu lực, hóa đơn đó bị xem là không hợp pháp, và người nộp thuế có thể bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Để tránh lỗi này, doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, hoặc ít nhất đảm bảo ngày hiệu lực nằm sau ngày gửi hồ sơ.
5. Không đăng ký đúng nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Hiện nay, doanh nghiệp có thể chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử (như MISA, Viettel, VNPT, CyberBill, EasyInvoice…).Tuy nhiên, có trường hợp doanh nghiệp đăng ký tên nhà cung cấp A, nhưng lại sử dụng nền tảng của B, hoặc thay đổi nhà cung cấp mà không thông báo lại với cơ quan thuế. Điều này dẫn đến việc dữ liệu hóa đơn không đồng bộ với cơ quan thuế, hệ thống báo lỗi, hóa đơn bị treo hoặc không gửi được.
Để tránh lỗi này, trường hợp nếu thay đổi đơn vị cung cấp, doanh nghiệp phải làm lại thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định. Không nên “tự đổi nền tảng” mà không cập nhật lại thông tin.
6. Thiếu hoặc sai thông tin doanh nghiệp
Thường doanh nghiệp sẽ mắc phải những lỗi sau:
- Ghi sai mã số thuế, địa chỉ, tên công ty.
- Sai thông tin người đại diện pháp luật.
- Thiếu email hoặc số điện thoại liên hệ.
Cơ quan thuế sẽ trả hồ sơ, yêu cầu doanh nghiệp bổ sung. Điều này làm chậm quá trình phát hành hóa đơn, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hợp đồng – thanh toán.
Để tránh điều này, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ toàn bộ thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước khi nhập liệu. Đây là bước tưởng đơn giản nhưng giúp tiết kiệm nhiều thời gian chỉnh sửa sau này.
7. Gửi hồ sơ sai kênh hoặc không xác nhận qua hệ thống
Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc
- Trực tiếp qua phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn (nếu có tích hợp).
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp nộp file PDF qua email hoặc nộp bản giấy, dẫn đến hồ sơ không được ghi nhận trên hệ thống.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp gửi hồ sơ xong nhưng quên xác nhận điện tử, khiến hồ sơ “treo” không được duyệt.
Để không phạm lỗi này, doanh nghiệp phải luôn kiểm tra trạng thái hồ sơ trên hệ thống sau khi nộp. Và chỉ khi hiện thông báo “Đã tiếp nhận” hoặc “Chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử”, doanh nghiệp mới được phát hành hóa đơn.
8. Không lưu trữ hồ sơ phát hành đúng quy định
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp phải lưu hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra. Tuy nhiên, nhiều đơn vị chỉ lưu file PDF tạm thời hoặc để trên máy cá nhân kế toán — dễ bị mất dữ liệu khi thay người phụ trách.
Do đó doanh nghiệp cần:
Lưu hồ sơ ở ít nhất hai nơi: máy tính nội bộ và nền tảng lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive,…).
Đảm bảo đầy đủ các file: thông báo phát hành, quyết định, mẫu hóa đơn, thông báo chấp thuận.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu là bước quan trọng xác nhận doanh nghiệp chính thức được phép phát hành hóa đơn hợp pháp. Sai sót trong giai đoạn này có thể dẫn đến nhiều hệ quả: hóa đơn vô hiệu, không được khấu trừ thuế, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Vì vậy, doanh nghiệp nên nhờ đơn vị kế toán – thuế chuyên nghiệp hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và rà soát thông tin trước khi gửi. Việc đầu tư kỹ lưỡng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh lỗi, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý cho mọi giao dịch.