Trong thực tế làm kế toán, nhiều doanh nghiệp cho rằng hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng thì không cần chuyển khoản, chỉ cần có hóa đơn và chứng từ chi là được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, không ít trường hợp khi cơ quan thuế kiểm tra lại bị loại toàn bộ hóa đơn này ra khỏi chi phí được trừ hoặc không cho khấu trừ thuế GTGT.
Vậy nguyên nhân là gì? Liệu quy tắc “dưới 5 triệu được trả tiền mặt” có còn đúng trong năm 2025?
Hiểu đúng quy định về thanh toán không dùng tiền mặt
Theo Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
Nhiều kế toán hiểu nôm na rằng: “Dưới 20 triệu đồng thì không cần chuyển khoản.”Vì vậy, với hóa đơn dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn thường thanh toán bằng tiền mặt.
Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều hóa đơn dưới 5 triệu vẫn bị loại, và nguyên nhân không nằm ở giá trị hóa đơn, mà ở tính hợp lý, hợp lệ và chứng minh giao dịch thực tế.
Nguyên tắc: Không chỉ cần hóa đơn, mà còn cần chứng minh chi phí có thật
Theo quy định của Luật Thuế GTGT và Luật Thuế TNDN, một khoản chi phí được khấu trừ hay tính vào chi phí hợp lý phải thỏa cả 3 điều kiện:
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Thanh toán không dùng tiền mặt (nếu từ 20 triệu đồng trở lên)
Như vậy, kể cả khi hóa đơn chỉ 2–3 triệu đồng, nếu cơ quan thuế xác định:
- Không có chứng từ thể hiện giao dịch thực tế (như phiếu chi, biên bản bàn giao, hợp đồng).
- Không chứng minh được hàng hóa – dịch vụ đó phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Hoặc hóa đơn đó được xuất khống, không đúng người mua – người bán.
Thì hóa đơn vẫn bị loại và doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT, cũng không được tính vào chi phí hợp lý.
Những nguyên nhân phổ biến khiến hóa đơn dưới 5 triệu bị loại
Dưới đây là các lý do thường gặp nhất khiến cơ quan thuế bác bỏ hóa đơn dù giá trị nhỏ:
Mua hàng không có hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp chỉ có hóa đơn lẻ, không có đề nghị thanh toán, phiếu chi hoặc biên bản giao hàng.
Khi thanh tra thuế yêu cầu cung cấp hồ sơ chứng minh, kế toán không thể xuất trình.
Và cuối cùng hóa đơn bị loại, vì không chứng minh được giao dịch có thật.
Hóa đơn không phù hợp với hoạt động kinh doanh
Nếu công ty hoạt động ở 1 lĩnh vực nhưng mua hoá đơn hạng mục khác thì dù hóa đơn chỉ vài triệu, cơ quan thuế vẫn có quyền loại vì cho rằng chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh chính.
Hóa đơn mua của hộ cá thể hoặc cá nhân không có mã số thuế
Từ khi áp dụng hóa đơn điện tử, mọi hóa đơn hợp lệ đều phải có mã của cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp lấy hóa đơn bán lẻ, phiếu thu tiền hoặc hóa đơn viết tay, thì không được xem là hóa đơn hợp pháp. Kể cả hóa đơn 200.000 đồng cũng bị loại.
Hóa đơn bị kê khai trùng, kê sai thời điểm
Nhiều doanh nghiệp nhập nhầm hóa đơn nhỏ vào kỳ kê khai khác, hoặc kê khai trùng.
Cơ quan thuế khi đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ phát hiện và bác bỏ phần thuế GTGT khấu trừ sai.
Thanh toán bằng tiền mặt nhưng không có phiếu chi hợp lệ
Ngay cả khi hóa đơn < 5 triệu đồng, việc chi tiền mặt vẫn phải có:
- Phiếu chi, có chữ ký người nhận tiền.
- Biên lai hoặc chứng từ thanh toán kèm theo.
- Chứng minh hàng hóa – dịch vụ thực sự đã được giao.
Thiếu một trong các yếu tố này, chi phí bị coi là không hợp lý.
Quy định mới từ 2025: Hóa đơn ≥ 5 triệu đồng phải chuyển khoản
Từ ngày 01/7/2025, theo Luật Thuế GTGT (sửa đổi), ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng (đã bao gồm thuế).
Điều này có nghĩa là:
Hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Đây là thay đổi rất lớn, tác động trực tiếp đến doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh – nhóm thường thanh toán bằng tiền mặt.Từ nay, kể cả hóa đơn chỉ 5–7 triệu đồng, nếu không có chứng từ chuyển khoản, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế.
Cơ quan thuế kiểm tra hóa đơn nhỏ như thế nào?
Một quan niệm sai lầm phổ biến là: “Hóa đơn nhỏ thì cơ quan thuế không quan tâm.”
Thực tế, các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiện nay được liên thông dữ liệu tự động với Tổng cục Thuế.
Cơ quan thuế có thể rà soát:
- Tần suất xuất hóa đơn của một nhà cung cấp.
- Số lượng hóa đơn lặp lại, nghi ngờ mua bán hóa đơn.
- Danh sách hóa đơn có giá trị nhỏ nhưng xuất nhiều lần trong cùng ngày cho một doanh nghiệp.
Nếu phát hiện bất thường, cơ quan thuế có thể:
- Mời doanh nghiệp giải trình.
- Yêu cầu cung cấp chứng từ chứng minh giao dịch.
- Hoặc loại toàn bộ hóa đơn liên quan ra khỏi chi phí hợp lý.
Cách xử lý và phòng tránh rủi ro khi sử dụng hóa đơn nhỏ
Để không bị loại hóa đơn dưới 5 triệu khi khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc 4 bước sau:
- Luôn lưu trữ đầy đủ chứng từ giao dịch:
- Phiếu chi, biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng (nếu có).
- Ảnh chụp hàng hóa hoặc tài liệu liên quan đến việc mua – bán.
- Phiếu chi, biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng (nếu có).
- Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn điện tử:
- Có mã xác thực của cơ quan thuế.
- Đúng tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp.
- Không sai số tiền, sai ký hiệu, hoặc xuất trùng.
- Có mã xác thực của cơ quan thuế.
- Xem xét tính hợp lý của chi phí:
- Hóa đơn phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế.
- Nếu chi phí mang tính cá nhân (ăn uống, quà tặng không chứng minh được mục đích kinh doanh) thì không nên đưa vào sổ sách.
- Hóa đơn phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế.
- Chuyển khoản thay vì tiền mặt nếu có thể:
- Ngay cả hóa đơn nhỏ, thanh toán qua ngân hàng vẫn an toàn và minh bạch hơn.
- Giúp doanh nghiệp dễ chứng minh giao dịch thật khi thanh tra thuế.
- Ngay cả hóa đơn nhỏ, thanh toán qua ngân hàng vẫn an toàn và minh bạch hơn.
Hóa đơn dưới 5 triệu đồng tưởng chừng “vô hại”, nhưng lại là nguồn rủi ro tiềm ẩn nếu doanh nghiệp kê khai không đúng.
Cơ quan thuế ngày càng siết chặt, và với ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt mới từ 2025, việc quản lý hóa đơn càng cần cẩn trọng.
Vì vậy, kế toán cần kiểm tra kỹ tính hợp lý, hợp lệ của từng hóa đơn, dù là 500.000 đồng hay 5 triệu đồng.
Và nếu bạn chưa chắc chắn, hãy nhờ đơn vị kế toán chuyên nghiệp rà soát lại hồ sơ trước khi quyết toán – vì một sai sót nhỏ có thể trả giá bằng một khoản thuế lớn.