Quyết toán thuế là hoạt động cần thiết của doanh nghiệp. Có những công ty sẽ chịu sự kiểm tra của đơn vị thuế. Vậy khi nào cơ quan thuế sẽ xuống kiểm tra doanh nghiệp? Chúng tôi xin cung cấp các thông tin sau đây.
Khái niệm về quyết toán thuế:
Quyết toán thuế là quá trình cơ quan thuế thực hiện việc kiểm tra hồ sơ, sổ sách của doanh nghiệp sau thời gian KD, hoạt động có đúng với pháp luật hay không. Dựa vào đó đơn vị thuế sẽ hướng dẫn doanh nghiệp khắc phục những vấn đề không đúng, tránh thất thoát nguồn thu của doanh nghiệp và khoản thu của nhà nước.
Cơ quan thuế xuống kiểm tra doanh nghiệp khi nào
Dựa vào Quyết định số 970/QD-TCT ngày 14/07/2023, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
- Thực hiện việc kiểm tra dựa trên hồ sơ khai thuế.
- Thực hiện việc kiểm tra khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật
- Thực hiện việc kiểm tra khi công ty hoàn thuế.
- Thực hiện việc kiểm tra theo kế hoạch hoặc theo chuyên đề
- Thực hiện việc kiểm tra theo kiến nghị của kiểm toán NN, thanh tra NN và các cơ quan NN có thẩm quyền.
- Thực hiện kiểm tra trong trường hợp người nộp thuế thực hiện các công việc như:
- Chia, tách,…chuyển đổi loại hình công ty
- Giải thể, chấm dứt HĐ, CP hoá, dứt hiệu lực MST hoặc thay đổi địa điểm KD dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Thực hiện kiểm tra đột xuất gồm:
Nếu có đơn tố cáo.
Nếu có chỉ đảo của Thủ trưởng cơ quan thuế hoặc theo chủ đạo của cơ quan thuế cấp trên.
Nếu có đề nghị của người nộp thuế khi muốn chuyển đổi mô hình doanh nghiệp, chuyển địa điểm kinh doanh.
Thực hiện trước khi hoàn thuế.
Thực hiện theo đề xuất sau khi thực hiện kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế
Các trường hợp khác.
Rõ ràng có thể thấy không phải tất cả các doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế xuống quyết toán sau 5 năm. Mà những doanh nghiệp nằm trong các trường hợp trên.
Hạng mục kiểm tra của cơ quan thuế tại doanh nghiệp
Theo quy định pháp luật, cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra các công việc như:
Kiểm tra các tờ khai thuế: Toàn bộ các tờ khai thuế đã được nộp trước đó gồm: tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN và khai các loại thuế khác.
Thực hiện việc xác minh các chừng từ nộp thuế. Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra về sự chính xác của chứng từ, hoá đơn, báo cáo thuế, biên bản và các tài liệu liên quan.
Thực hiện kiểm tra sổ sách, chứng từ kế toán đã khớp với các tờ khai thuế đã nộp hay chưa.
Về niêm độ kế toán: Cần xem xét quy trình kế toán của doanh nghiệp gồm xác định sự kiện và ghi chứng từ, số liệu tài chính.
Giải trình sai phạm: Khi có bất kỳ sai phạm nào trong quá trình quyết toán thuế, công ty sẽ cần giải trình chi tiết về lý do và cách giải quyết.
Những tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị khi quyết toán thuế:
Để đảm bảo việc kiểm tra của cán bộ thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, chứng từ, sổ sách cẩn thận.
Những công việc sau cần chú ý:
1.Phải sắp xếp các chứng từ gốc:
Sắp xếp chứng từ gốc theo tháng/quý, theo thứ tự bảng kê đầu vào, đầu ra. Các chứng từ kết hợp với tờ khai thuế GTGT đã nộp trước đó.
Mỗi nhóm chứng từ cần phải được đính kèm như:
Hoá đơn bán ra kèm với phiếu thu, xuất kho, HĐ và biên bản thanh lý. Hoá đơn mua vào kèm với phiếu chi, nhập kho, đề nghị thanh toán, HĐ và biên bản thanh lý.
Trường hợp bán hàng trả góp, cần kèm phiếu kế toán, xuất kho, HĐ và biên bản thanh lý.
Những chứng từ cần có dấu, chữ ký theo chức danh. Nên tạo ra 1 tập hồ sơ riêng của từng tháng và quý.
2. Sắp xếp báo cáo nộp lên cơ quan thuế
Chứng từ của năm nào đi kèm với báo cáo tương ứng của năm đó. Với báo cáo theo kỳ gồm:
- Tờ khai thuế GTGT tháng/quý
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN tháng/quý
- Báo cáo sử dụng chứng từ.
- Báo cáo năm gồm:
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế TNCN, TNDN
- Báo cáo hoàn thuế từng năm.
3. Cần chuẩn bị sổ sách hàng năm:
Gồm các sổ như:
- Sổ nhật ký chung, bán hàng, mua hàng
- Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu và phải trả
- Sổ KT quỹ tiền mặt, chi tiết tiền gửi NH.
- Sổ cái tất cả các TK, sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ tổng hợp TH tăng giảm TSCĐ
- Bảng tính khấu hao TSCD, phân bổ công cụ, dụng cụ, chi phí trả trước.
- Bảng TH nhập xuất tồn kho, vật tư, hàng hoá.
Các sổ in ra và ký đóng dấu đầy đủ, các phiếu đánh và sắp xếp theo thứ tự.
4. Sắp xếp HĐ kinh tế
Dựa vào trình tự thời gian, chi tiết theo mỗi nhà cung cấp
Kiểm tra TL liên quan đến hợp đồng gồm HĐ gốc, biên bản nghiệm thu/ bàn giao, hồ sơ thanh lý
Kiểm tra HĐLĐ và hệ thống thang bảng lương để đảm bảo việc ký kết đúng đủ.
Xem kỹ các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác và tăng lương.
5. Hồ sơ pháp lý
Cần thực hiện chuẩn bị các VB pháp lý của DN gồm bản gốc và bản sao được công chứng.
Các công văn có nội dung liên quan đến thuế.
6. Kiểm tra chi tiết khác
- Đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ TH tài khoản
- So sánh các giao dịch KT phát sinh với sổ định khoản: Kiểm tra hoá đơn đầu vào, đầu ra và sổ kế toán.
- Thực hiện việc kiểm tra các công nợ với các bên
- Thực hiện kiểm tra các dữ liệu đã nhập và khai báo thuế trên hoá đơn đầu vào, đầu ra so với bảng kê đã khai thuế, giúp số liệu khớp
- Check về các chữ ký trên tài liệu.
- Check bảng lương và số tài khoản 334 khớp nhau. Xem xét các hồ sơ của NLĐ đã đầy đủ hay không.
Với các thông tin trên đây chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn khi nào sẽ có cuộc kiểm tra từ cơ quan thuế và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì. Để đảm bảo công việc, doanh nghiệp tốt nhất nên tìm đơn vị thứ 3 để check toàn bộ trước khi cơ quan thuế xuống kiểm tra.