Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, công ty nhiều lúc gặp vấn đề phải huỷ hoá đơn điện tử. Lúc này cần phải xử lý như thế nào? Những quy định, thủ tục hoá đơn và các trường hợp phải huỷ đoá đơn điện tử sẽ được chúng tôi gửi tới chi tiết dưới bài viết sau.
Khái niệm về huỷ hoá đơn điện từ:
Dựa vào quy định Khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc huỷ hoá đơn điện tử chính là làm cho hoá đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.
Việc huỷ hoá đơn điện tử khác với tiêu huỷ hoá. Dựa vào Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tiêu huỷ hoá đơn điện tử là việc khiến cho hoá đơn điện từ không tồn tại trên hệ thống thông tin của cơ quan thuế và không thể tham chiếu các thông tin trên HĐ đã huỷ bỏ.
Quy định việc huỷ hoá đơn điện tử:
Để việc huỷ hoá đơn đảm bảo theo quy định pháp luật thì cần xem xét những điều sau đây:
Về các trường hợp huỷ hoá đơn điện từ đã phát hành:
Tuỳ vào từng trường hợp mà doanh nghiệp có được huỷ hoá đơn điện tử hay không? Dựa vào quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC công ty sẽ cần thực hiện việc huỷ hoá đơn theo các trường hợp:
Khi doanh nghiệp phát hiện hoá đơn điện tử viết sai đã phát hành và cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi đến cho KH.
Khi doanh nghiệp đã phát hành HĐ thu tiền trước cho KD nhưng sau đó xuất hiện huỷ hợp đồng cung cấp SPDV với KH.
Các mức phạt khi vi phảm huỷ HDDT:
Cũng theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc vi phạm huỷ hoá đơn điện từ sẽ phạt từ 2 đến 8 triệu đồng. Đồng thời công ty sẽ buộc huỷ hoá đơn để chấp hành biện pháp khắc phục như:
Phạt cảnh cáo: Với hành vi huỷ HĐ quá thời gian 1-5 ngày làm việc nhưng có tình tiết giảm nhẹ
Phạt tiền từ 2 đến 4 triệu đồng về hành vi huỷ hoá đơn quá thời gian từ 1-10 ngày làm việc.
Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu nếu vi phạm các hành vi:
Huỷ hoá đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên
Không thực hiện việc huỷ hoá đơn theo quy định.
Không thực hiện việc huỷ hoá đơn điện tử sai sót quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc KT sai sót.
Cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành đúng luật:
Để thực hiện việc huỷ hoá đơn, các khách hàng cần thực hiện theo quy đình sau:
Bước 1: Thông báo hoá đơn sai với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐ ĐT.
Bước 2: Thực hiện lập hoá đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã HĐ mới nhằm để thay thế hoá đơn đã lập và gửi KH.
Bước 3: Thực hiện việc huỷ HĐ đã thông báo sai.
Bước 4: Lập biên bản thoả thuận xác nhận việc huỷ HĐ với KH để hạn chế những rủi ro khi thuế kiểm tra.
Bước 5: Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông báo sai sót được đơn vị thuế cập nhật xem trang thái như thế nào đã được chấp nhận hay chưa và kiểm tra trạng thái của hoá đơn trên trang hoá đơn điện tử.
Công ty cần chú ý rằng phải nộp thông báo HĐ ĐT có sai sót chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh.
Trên đây là những thông tin cần thiết để khách hàng cho thể áp dụng khi gặp vấn đề hoá đơn điện tử bị sai sót. Để tránh không bị xử phạt, các khách hàng cần xem xét và áp dụng các bước chính xác. Tốt nhất các khách hàng nên tìm một đơn vị để rà soát các hạng mục công việc đã thực hiện giúp đảm bảo các hoạt động theo quy định pháp luật. Nếu có bất kỳ vấn đề khó khăn trong việc thực hiện hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.