Trong kinh doanh, câu chuyện thuế Giá trị gia tăng (GTGT) luôn là nỗi lo thường trực của nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, startup mới thành lập. Không ít trường hợp, chỉ vì thiếu hiểu biết về thuế GTGT và hóa đơn, doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị phạt, bị truy thu, thậm chí đứng trước nguy cơ phá sản.
Vậy thực chất thuế GTGT là gì, tại sao nó quan trọng đến vậy, và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để không “chết” vì hóa đơn?
Thuế GTGT – Loại thuế quen mà dễ nhầm
Thuế GTGT (Value Added Tax – VAT) là loại thuế đánh trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.
Ở Việt Nam, mức thuế GTGT phổ biến là 10%, ngoài ra có một số mức khác như 5% hoặc 0% cho các nhóm hàng/dịch vụ đặc thù (y tế, giáo dục, xuất khẩu…).
Điểm đặc biệt của thuế GTGT là:
- Doanh nghiệp nộp thuế nhưng người tiêu dùng mới là người “chịu thuế”.
- Khi bán hàng, doanh nghiệp cộng thuế GTGT vào giá bán. Khi mua hàng, doanh nghiệp cũng trả thuế GTGT. Sau đó, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (đã trả khi mua) với thuế GTGT đầu ra (thu từ khách hàng).
Ví dụ:
- Công ty A bán sản phẩm giá chưa thuế: 100 triệu, GTGT 10% = 10 triệu. Tổng xuất hóa đơn: 110 triệu.
- Nhưng để làm ra sản phẩm, A đã mua nguyên liệu, trả GTGT đầu vào là 4 triệu.
- Khi kê khai thuế, A chỉ phải nộp 10 – 4 = 6 triệu.
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế cơn ác mộng của doanh nghiệp lại nằm ở chỗ… hóa đơn.
Vì sao nhiều doanh nghiệp “chết” vì hóa đơn?
a. Hóa đơn sai, mất quyền khấu trừ
Nếu hóa đơn GTGT bị sai thông tin (mã số thuế, tên đơn vị, hàng hóa…), hoặc hóa đơn điện tử không hợp lệ, thì doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế đầu vào.
Tức là, dù đã trả tiền thuế khi mua hàng, bạn vẫn không được trừ, và phải nộp lại phần thuế ấy.
b. Dùng hóa đơn “ảo” – hậu quả nặng nề
Không ít doanh nghiệp vì muốn giảm số thuế phải nộp mà “mua hóa đơn” từ các công ty ma. Hậu quả là:
- Bị truy thu toàn bộ số thuế đã khấu trừ sai.
- Bị xử phạt nặng, thậm chí có thể truy cứu trách nhiệm hình sự nếu cố tình gian lận.
Có trường hợp doanh nghiệp nhỏ chỉ vì vài chục hóa đơn mua ngoài, đã phải đóng cửa công ty vì số tiền phạt gấp nhiều lần lợi nhuận.
c. Kê khai sai, nộp chậm
Thuế GTGT được kê khai theo tháng hoặc quý, tùy doanh nghiệp. Nếu kê khai sai, kê khai thiếu hoặc chậm nộp:
- Bị phạt hành chính.
- Phải nộp tiền chậm nộp (tính theo % trên số thuế còn thiếu).
Đây là lỗi phổ biến ở startup chưa có kế toán chuyên nghiệp.
d. Không hiểu cách áp dụng thuế suất
Một số ngành nghề áp dụng mức thuế 0% hoặc 5%. Tuy nhiên, nếu kê khai sai mức thuế suất, doanh nghiệp vừa mất quyền khấu trừ, vừa bị phạt. Ví dụ: dịch vụ xuất khẩu nhưng không đủ điều kiện để áp thuế 0%, khi bị phát hiện sẽ phải nộp bổ sung rất nặng.
Thuế GTGT – Những điểm doanh nghiệp cần hiểu đúng
- Thuế GTGT đầu ra = Doanh thu chịu thuế × Thuế suất.
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ chỉ hợp lệ khi có:
- Hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (với hóa đơn từ 20 triệu trở lên).
- Không phải tất cả chi phí đều được khấu trừ thuế. Ví dụ: chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn hợp lệ thì chỉ được tính chi phí, không được khấu trừ thuế GTGT.
- Doanh nghiệp phải lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử cẩn thận, bởi cơ quan thuế có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào.
- Thời hạn kê khai và nộp thuế: Chậm trễ đồng nghĩa với bị phạt, nên cần hệ thống nhắc nhở hoặc kế toán giám sát sát sao.
Làm sao để không “chết” vì hóa đơn?
a. Quản lý hóa đơn ngay từ đầu
- Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn khi nhận (mã số thuế, chữ ký số, ngày tháng, nội dung…).
- Lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, tránh thất lạc.
b. Tuyệt đối không “mua bán hóa đơn”
Dù cám dỗ “tiết kiệm thuế” lớn đến đâu, doanh nghiệp cũng không nên mua hóa đơn khống. Đây là con đường ngắn nhất dẫn đến phá sản.
c. Chọn đúng phương pháp kê khai
Doanh nghiệp dưới 3 tỷ doanh thu/năm có thể chọn kê khai theo phương pháp trực tiếp (tính % trên doanh thu), nhưng đa số nên chọn phương pháp khấu trừ để minh bạch và dễ quản lý hơn.
d. Đầu tư vào hệ thống kế toán – thuế
Nếu chưa đủ điều kiện lập phòng kế toán, hãy thuê dịch vụ kế toán uy tín để đảm bảo:
- Kê khai thuế đúng hạn.
- Tư vấn chính xác về thuế suất, chi phí hợp lệ.
- Giảm thiểu rủi ro về hóa đơn.
Thuế GTGT – Chi phí hay cơ hội?
Thay vì chỉ nhìn thuế GTGT như một khoản chi phí bắt buộc, doanh nghiệp có thể coi đây là cơ hội xây dựng uy tín.
Một công ty minh bạch về thuế, hóa đơn đầy đủ, số liệu chuẩn mực sẽ:
- Dễ dàng hợp tác với đối tác lớn.
- Thu hút được nhà đầu tư.
- Tránh rủi ro pháp lý, tập trung cho tăng trưởng bền vững.
Ngược lại, doanh nghiệp “lách luật” có thể giảm được chút chi phí trước mắt, nhưng nguy cơ mất tất cả trong tương lai.
Trong kinh doanh, hóa đơn và thuế GTGT là “xương sống” của sự minh bạch. Hiểu đúng và quản lý tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt, bị truy thu, mà còn tạo nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài.